Facturen en factuurdag

Een factuur begint als concept. Er gaat niets de deur uit tot je zelf op versturen drukt. Het nummer komt pas op dat moment.

Op Facturen zie je alles, gefilterd op concept, verstuurd of betaald. Een geannuleerd concept blijft in de lijst, wat lichter. Een nieuwe factuur maak je met de knop of met n. Open uren factureren doe je via Factureer uren (u), of vanaf Nog niet gefactureerd.

Drie datums

Elk concept heeft een factuurdatum, een leveringsperiode en een vervaldatum. De vervaldatum schuift mee met de betaaltermijn van de klant. Standaard is dat 14 dagen.

Vier knoppen zetten die datums klaar:

• Vandaag, voor werk van vorige maand
• Op de 1e van de maand
• Levering op de factuurdatum
• Op de laatste dag van de maand

De factuurdag van de klant kiest de eerste voorzet. Die stel je in bij de klant: Vandaag, Op de 1e van de maand of Op de laatste dag van de maand. Bij Vandaag hoort de voorzet voor werk van vorige maand. Levering op de factuurdatum kies je zelf op de factuur; dat is geen factuurdag.

Goldmary waarschuwt als de levering in een ander btw-kwartaal valt, als de factuurdatum later is dan de 15e van de maand na de levering, of als de betaaltermijn langer is dan 60 dagen. Die waarschuwing houdt niets tegen. Zonder leveringsperiode, zonder regels of zonder een verplichte referentie gaat een factuur niet weg. Dat geldt ook zolang jouw gegevens of het adres van je klant niet compleet zijn.

Versturen, pdf en betalen

Het nummer stel je in bij Instellingen: voorvoegsel, jaartal, aantal cijfers en of je elk jaar weer bij 1 begint. Na het eerste nummer ligt dat vast, zodat er geen gat en geen dubbel nummer ontstaat.

Een verstuurde factuur verander je niet. Klopt het bedrag niet, dan maak je een creditfactuur ernaast. Je kiest of de uren weer open gaan (opnieuw te factureren) of gefactureerd blijven (alleen een prijscorrectie).

De pdf download je altijd. Mailen naar de klant zie je alleen als mail op deze omgeving aan staat. Staat het uit, dan stuur je de pdf zelf. E-facturen via Peppol staan uit. Onder Verzending op de factuur zie je wat er gemaild is en welke herinneringen weg zijn.

Een betaling typ je zelf, of je plakt een regel uit je bank-app. Goldmary wijst dan een open factuur aan. Er is geen live bankkoppeling. Ongedaan maken kan. Staat je IBAN bij de instellingen en wil de klant een betaal-QR, dan staat die op de pdf.

Uren die al op een verstuurde factuur staan, kun je niet nog eens factureren. Het scherm noemt dan het factuurnummer en de factuurdatum.