Wat er op je factuur moet staan

Een factuur aan een andere ondernemer moet aan vaste eisen voldoen. De Belastingdienst noemt ze: je naam en adres, de naam en het volledige adres van je klant, je btw-id, je KvK-nummer als je bij de KvK staat ingeschreven, de factuurdatum, een uniek nummer uit een doorlopende reeks, wat je leverde en hoeveel, de leverdatum als die anders is dan de factuurdatum, het bedrag zonder btw per tarief, het tarief en het btw-bedrag.

Je stuurt de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand waarin je leverde. Zie facturen maken bij de Belastingdienst.

Waar Goldmary elk gegeven vandaan haalt

De afzender komt uit Instellingen. De naam en het KvK-nummer vul je in als je de administratie aanmaakt. In de app kun je ze daarna nog niet wijzigen. Het adres, de postcode, de plaats, de IBAN, de BIC, het btw-id en het e-mailadres voor vragen pas je daar wel aan. Wat je invult, komt op de pdf. Ontbreekt je adres, je KvK-nummer of je btw-id, dan verstuurt Goldmary de factuur niet en zegt het wat je nog moet invullen.

De gegevens van je klant komen van de klant. De pdf zet ze onder Aan. Alleen de naam is verplicht om te beginnen. Versturen kan pas als ook het adres, de postcode en de plaats van je klant er staan. Het btw-nummer van je klant is verplicht als je de btw verlegt of aan een ondernemer in een ander EU-land levert. Zonder dat nummer verstuurt Goldmary zo'n factuur niet.

De rest komt van de factuur zelf. Het nummer krijgt de factuur pas bij het versturen, uit een doorlopende reeks zonder gaten. De factuurdatum en de leveringsperiode zet je op het concept. Goldmary waarschuwt als de factuurdatum later is dan de 15e van de maand na de levering, of als de levering in een ander btw-kwartaal valt. Die waarschuwing houdt niets tegen, maar kijk hem wel na.

Elke regel heeft een omschrijving, een aantal of uren, een prijs en een btw-keuze: 21%, 9%, 0%, btw verlegd of intracommunautair. De pdf telt per tarief op en toont het totaal zonder en met btw. De referentie van je klant en de notitie op de factuur komen er ook op als je ze invult.

KOR: geen btw, wel een zin

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan zet je geen btw op je factuur. Je hoeft dan zelfs geen factuur te sturen. Stuur je er toch een, dan zet je erop dat je de kleineondernemersregeling gebruikt.

Goldmary zet de btw niet vanzelf op nul. Kies op elke regel 0% en typ in de notitie op de factuur dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Een urenregel uit Factureer uren begint op 21%. Op het concept zet je hem op 0%. Aanmelden voor de regeling doe je zelf bij de Belastingdienst.

Btw verlegd en leveringen in de EU

Verleg je de btw naar je klant, dan reken je zelf geen btw. Op de factuur zet je btw verlegd en het btw-id van je klant. Het bedrag vermeld je per btw-tarief, zoals het zou zijn zonder verlegging.

Kies op de regel Btw verlegd. Die regel rekent 0%, en de pdf zet er Btw verlegd bij, met het btw-id van je klant. Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, kies dan Intracommunautair. Gaan er goederen naar een klant buiten de EU, kies dan Export buiten de EU. Voor een dienst aan een bedrijf buiten de EU kies je Dienst buiten de EU. Een urenregel zet je op het concept op dezelfde manier om.

In je aangifte hoort binnenlandse verlegging in rubriek 1e, een levering aan een ondernemer in een ander EU-land in rubriek 3b en export van goederen buiten de EU in rubriek 3a. Een dienst aan een bedrijf buiten de EU geef je niet aan. Zie hoe werkt btw verleggen bij de Belastingdienst. De btw-schatting van Goldmary zet elke regel in de rubriek die bij je keuze hoort. De opgaaf intracommunautaire prestaties doet Goldmary niet. De aangifte doe je zelf.

Versturen

De pdf download je altijd. Mailen naar je klant kan alleen als mail op deze omgeving aan staat. Anders stuur je de pdf zelf. E-facturen via Peppol staan uit. Staat je IBAN bij Instellingen en wil je klant een betaal-QR, dan staat die op de pdf.