Factuur eisen: wat moet er op een factuur staan in 2026?

Door Yair Knijn · bijgewerkt 24 september 2026 · 3 min lezen

Kort antwoord

Op een factuur staan in elk geval een uniek, doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, jouw naam, adres, KvK-nummer en btw-id, de naam en het adres van je klant, wat je hebt geleverd en wanneer, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Je stuurt de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de levering. Bij btw verlegd of de KOR zet je er geen btw op, maar wel een vermelding.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Stuur je een factuur aan een andere ondernemer, dan moet die aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. Je klant heeft die factuur nodig om de btw af te trekken. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst die aftrek weigeren.

Gegeven	Toelichting
Factuurnummer	Uniek en doorlopend, zonder gaten. Bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002.
Factuurdatum	De datum waarop je de factuur uitreikt.
Jouw naam en adres	De volledige naam van je bedrijf en het adres.
Naam en adres van je klant	Ook volledig, zoals ingeschreven.
Jouw btw-id	Het btw-identificatienummer dat met NL begint. Niet je omzetbelastingnummer.
Jouw KvK-nummer	Als je bent ingeschreven bij de KvK.
Omschrijving	Welke goederen of diensten, en hoeveel.
Leverdatum	Wanneer je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
Bedrag zonder btw	Per btw-tarief apart.
Btw-tarief	Bijvoorbeeld 21% of 9%.
Btw-bedrag	Het bedrag aan btw, per tarief.

Lever je tegen twee tarieven op één factuur, dan zet je de bedragen per tarief onder elkaar. Zo ziet je klant welk deel onder welk tarief valt.

Hoe ziet een voorbeeldfactuur eruit?

Mark is webontwikkelaar. In september werkt hij 20 uur voor een klant, tegen € 75 per uur. Zijn factuur ziet er zo uit:

Naam, adres en nummers zijn verzonnen.
Onderdeel	Inhoud
Factuurnummer	2026-047
Factuurdatum	3 oktober 2026
Van	Mark Visser Webwerk, Stationsweg 12, 3811 AB Amersfoort
KvK-nummer en btw-id	KvK 12345678, NL001234567B01 (voorbeeld)
Aan	Bakkerij De Korenaar, Markt 4, 3811 CD Amersfoort
Omschrijving	Onderhoud website, 20 uur à € 75,00
Leverdatum	september 2026
Bedrag zonder btw	€ 1.500,00
Btw 21%	€ 315,00
Totaal te betalen	€ 1.815,00

Zet er ook bij binnen welke termijn je klant moet betalen en op welk rekeningnummer. Dat is niet verplicht voor de btw, maar het helpt wel om op tijd betaald te krijgen. Lees meer over betalingstermijnen en herinneringen.

Wat zet je op een factuur met btw verlegd?

Soms betaalt je klant de btw in plaats van jij. Dat heet verleggen. Je rekent dan geen btw, maar zet 'btw verlegd' op de factuur. Ook het btw-id van je klant moet erop staan. Wanneer dit geldt, lees je in btw verlegd.

Wat zet je op een factuur als je de KOR gebruikt?

Met de kleineondernemersregeling hoef je geen factuur te sturen. Doe je het toch, dan vermeld je dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Je zet geen btw op de factuur. De KOR is er voor ondernemers met een omzet tot € 20.000 per jaar.

Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur sturen?

Is het totaalbedrag niet hoger dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Dat mag ook als je een eerdere factuur wijzigt. Daarop staan minstens:

de datum waarop je de factuur uitreikt
jouw naam en adres
welke goederen of diensten je hebt geleverd
de btw
bij een wijziging: een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur

Let op. Een vereenvoudigde factuur mag niet als je aan een ondernemer in een ander EU-land levert en de btw daar is verlegd, en ook niet bij afstandsverkopen.

Wanneer moet je de factuur uiterlijk sturen?

Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Werk je in september, dan factureer je dus uiterlijk 15 oktober. Stuur je later, dan geef je de btw toch aan in het tijdvak waarin je uiterlijk had moeten factureren.

Bewaar een kopie van elke factuur die je stuurt. De bewaarplicht is 7 jaar. Meer daarover lees je bij bonnetjes bewaren.

Vragen

Moet ik een factuur sturen aan particulieren?

Voor de btw ben je verplicht te factureren als je levert aan andere ondernemers. Aan een particulier mag je ook een factuur sturen. Dat maakt het makkelijker om later te laten zien wat er is afgesproken.

Mag ik opnieuw beginnen met nummeren in een nieuw jaar?

Ja, zolang elk nummer uniek blijft. Een jaartal ervoor, zoals 2026-001, maakt dat makkelijk. Sla geen nummers over.

Moet mijn KvK-nummer op de factuur?

Ja, als je bent ingeschreven bij de KvK. Zet ook je btw-id erop, niet je omzetbelastingnummer.

Mag ik een factuur als pdf per e-mail sturen?

Ja. Een digitale factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur. Bewaar hem ook digitaal.

Verder lezen en rekenen

Bronnen

Dit is algemene uitleg, geen belastingadvies voor jouw situatie. Bedragen gelden voor 2026. Ook als Markdown.