Betalingstermijn en herinneringen: wat mag je als zzp'er?
Kort antwoord
Heb je niets afgesproken, dan moet een zakelijke klant binnen 30 dagen betalen. Tussen bedrijven mag je hooguit 60 dagen afspreken. Betaalt een klant te laat, dan mag je wettelijke rente vragen (10,4% per jaar bij bedrijven, vanaf 1 juli 2026) en incassokosten van minstens € 40. Bij een particulier stuur je eerst een 14-dagenbrief.
Wat is de wettelijke betalingstermijn?
| Klant | Termijn |
|---|---|
| Bedrijf, niets afgesproken | 30 dagen |
| Bedrijf, wel afgesproken | Hooguit 60 dagen |
| Groot bedrijf dat jou als mkb'er betaalt | Hooguit 30 dagen |
| Overheid | 30 dagen, bij uitzondering 60 |
| Particulier | Geen wettelijke termijn, wel een redelijke die je afspreekt |
Zet de termijn op je factuur en in je algemene voorwaarden. Dan weet je klant waar hij aan toe is, en jij ook. Wat verder op een factuur moet staan, lees je in factuur eisen.
Hoe schrijf je een betalingsherinnering?
Is de termijn voorbij, stuur dan een korte, vriendelijke herinnering. Vaak is een factuur gewoon vergeten. Zet erin:
- het factuurnummer, de factuurdatum en het bedrag
- de oorspronkelijke vervaldatum
- een nieuwe datum waarop je de betaling verwacht
- je rekeningnummer
- dat je wettelijke rente en incassokosten in rekening brengt als betaling uitblijft
Een voorbeeld: 'Beste Linda, op 1 september stuurde ik factuur 2026-031 van € 1.210. De betaaldatum was 1 oktober. Ik heb nog geen betaling gezien. Wil je het bedrag vóór 15 oktober overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89? Betaal je daarna niet, dan reken ik wettelijke rente en incassokosten.'
Wat is een 14-dagenbrief?
Is je klant een particulier, dan mag je pas incassokosten rekenen na een aanmaning met een termijn van 14 dagen. Die brief heet de 14-dagenbrief. Er staat in voor welke levering en factuur het is, dat je klant 14 dagen krijgt om te betalen en hoe hoog de incassokosten worden als hij dat niet doet. Stuur hem zo dat je kunt aantonen dat hij is aangekomen.
Bij een zakelijke klant is zo'n brief niet verplicht als je in je voorwaarden hebt vastgelegd hoe je incasseert. Een herinnering sturen blijft verstandig.
Hoeveel wettelijke rente mag je rekenen?
| Soort klant | Rente per jaar | Sinds |
|---|---|---|
| Bedrijf of overheid (handelsrente) | 10,4% | 1 juli 2026 |
| Particulier | 4% | 1 januari 2026 |
Rekenvoorbeeld: een bedrijf betaalt een factuur van € 5.000,00 30 dagen te laat. De rente is € 5.000,00 × 10,4% × 30/365 = € 42,74.
Hoe hoog zijn de incassokosten?
Er is een wettelijke staffel. Je rekent per schijf van het openstaande bedrag. Het minimum is € 40, het maximum € 6.775,00.
| Deel van de vordering | Percentage |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het deel boven € 200.000 | 0,5% |
Voorbeeld: een klant laat een factuur van € 8.000,00 openstaan. Dat is 15% van € 2.500 (€ 375), plus 10% van € 2.500 (€ 250), plus 5% van € 3.000 (€ 150). Samen € 775,00. Bij een factuur van € 200 kom je op 15% = € 30, dus reken je het minimum van € 40.
Let op. Ben je zelf btw-plichtig, dan reken je geen btw bovenop de incassokosten. Btw die een incassobureau jou in rekening brengt, trek je zelf al af.
Wat als de klant daarna nog niet betaalt?
- Bel je klant. Soms is er een probleem dat je samen kunt oplossen, zoals een betalingsregeling.
- Schakel een incassobureau in. Dat stuurt brieven, maar kan niemand dwingen te betalen.
- Ga naar de rechter. Met een vonnis kan een deurwaarder beslag leggen.
Houd rekening met verjaring. Een vordering op een bedrijf verjaart 5 jaar na het einde van de betalingstermijn. Bij een particulier is dat meestal 2 jaar.
Vragen
Mag ik een betalingstermijn van 90 dagen afspreken met een bedrijf?
Nee, tussen bedrijven is 60 dagen het maximum. Betaalt een groot bedrijf jou als mkb'er, dan is het maximum 30 dagen.
Vanaf wanneer loopt de wettelijke rente?
Vanaf de dag na het verstrijken van de betalingstermijn. Bij een bedrijf hoef je daarvoor geen aparte aanmaning te sturen.
Moet ik een 14-dagenbrief sturen aan een bedrijf?
Dat is niet verplicht als je incassoregels in je voorwaarden staan. Bij particulieren moet het wel, anders mag je geen incassokosten rekenen.
Mag ik btw rekenen over incassokosten?
Niet als je zelf btw-plichtig bent. Dat mag alleen als de schuldeiser zelf geen btw kan aftrekken.
Verder lezen en rekenen
Bronnen
Dit is algemene uitleg, geen belastingadvies voor jouw situatie. Bedragen gelden voor 2026. Ook als Markdown.