Zakelijk en privé scheiden met een eenmanszaak

Is een zakelijke rekening verplicht voor een eenmanszaak?

Nee. Met een eenmanszaak ben je als persoon eigenaar van je bedrijf. De wet verplicht je niet tot een aparte rekening. Een bv of andere rechtspersoon heeft wel een eigen rekening nodig, omdat het bedrijf daar een eigen persoon is.

Let wel op de voorwaarden van je bank. Daarin staat vaak dat je een privérekening niet zakelijk mag gebruiken. Lees ze na voordat je facturen op je privérekening laat betalen.

Waarom helpt een aparte zakelijke rekening?

• Overzicht. Op één afschrift staan alleen zakelijke betalingen. Je ziet direct wat er binnenkomt en wat eruit gaat.
• Minder werk. Je hoeft niet elke boodschap en elk abonnement weg te strepen bij je btw-aangifte.
• Een controle gaat sneller. De Belastingdienst of je boekhouder hoeft niet te zoeken welke betaling zakelijk was.
• Je klant ziet je bedrijfsnaam bij de betaling, niet je eigen naam.

Wat zijn privéopnames en privéstortingen?

Als eenmanszaak krijg je geen salaris. Je haalt geld uit je zaak voor je eigen leven. Dat heet een privéopname of privéonttrekking. Andersom kun je privégeld in je zaak stoppen. Dat is een privéstorting.

Het belangrijkste punt: een privéopname is geen kostenpost en een privéstorting is geen omzet. Je winst verandert er niet door. Boek ze daarom apart, zodat ze niet per ongeluk in je kosten of opbrengsten belanden. Neem je goederen of diensten van je bedrijf mee voor privé, dan tel je die tegen de waarde in het economisch verkeer.

Een voorbeeld met cijfers

Lotte is fotograaf. In oktober ontvangt ze € 4.840 op haar zakelijke rekening: € 4.000 omzet plus € 840 btw. Ze betaalt € 350 aan zakelijke kosten. Ze maakt € 2.500 over naar haar privérekening voor huur en boodschappen.

De € 840 btw draagt ze af bij haar btw-aangifte. De € 2.500 die ze opneemt, verlaagt haar winst niet. Belasting betaalt ze over de winst, niet over wat ze opneemt. Laat daarom genoeg op de zakelijke rekening staan voor btw en inkomstenbelasting. Een voorlopige aanslag helpt je de inkomstenbelasting over het jaar te spreiden.

Hoe ga je om met gemengde kosten?

Sommige uitgaven zijn deels zakelijk en deels privé. Denk aan een telefoonabonnement, internet thuis of een laptop die je ook privé gebruikt. Alleen het zakelijke deel is een kostenpost. Ook de btw mag je alleen over het zakelijke deel aftrekken.

1. Schat hoeveel je iets zakelijk gebruikt, bijvoorbeeld 70%.
2. Leg vast hoe je aan dat percentage komt, zodat je het later kunt uitleggen.
3. Boek alleen dat deel als kosten en trek alleen over dat deel btw af.
4. Betaal je de hele rekening zakelijk, boek het privédeel dan als privéopname.

Voor sommige kosten gelden eigen regels. Zakelijke etentjes zijn maar beperkt aftrekbaar: lees zakelijke etentjes en representatiekosten. Rijd je zakelijk met je privéauto, dan werk je met een kilometervergoeding.

Wat verwacht de Belastingdienst van je administratie?

Je administratie moet laten zien welke inkomsten en uitgaven zakelijk zijn. Bij elke zakelijke uitgave hoort een bon of factuur. Die bewaar je zeven jaar. Loopt alles over één rekening, dan moet je bij elke betaling kunnen uitleggen of die zakelijk of privé was. Met een aparte rekening laat je dat in één oogopslag zien.

Let op. Betaal je toch eens iets zakelijks met je privépas, bewaar dan de bon en boek het als privéstorting. Betaal je iets privé van de zakelijke rekening, boek het dan als privéopname.