Eerste stappen

Met deze volgorde klopt je eerste factuur meteen: je gegevens, een klant, een project, uren en dan de factuur. Daarna laat het overzicht zien wat er nog op je wacht.

Zet je gegevens klaar

De naam van je bedrijf en je KvK-nummer vul je in als je de administratie aanmaakt. In de app kun je ze daarna nog niet wijzigen. Vul je KvK-nummer daarom meteen in, want zonder KvK-nummer verstuur je geen factuur.

Ga dan naar Instellingen. Onder Facturen staat de afzender op de factuur: adres, postcode, plaats, IBAN, BIC, btw-id en het e-mailadres voor vragen over facturen. Wat je hier invult, komt op de pdf. Zonder adres en btw-id verstuur je geen factuur. Zonder IBAN komt er geen betaal-QR op de pdf. Alleen een eigenaar of beheerder slaat dit op, en alleen een eigenaar wijzigt de IBAN.

Zet daar ook de nummering klaar voor je iets verstuurt. Kies een voorvoegsel, of het jaartal in het nummer komt, hoeveel cijfers het nummer heeft en of je elk jaar weer bij 1 begint. Dat laatste kan alleen met het jaartal in het nummer. Begin je midden in een reeks, vul dan het volgende nummer in. Na het eerste nummer ligt de nummering vast. Zo ontstaat er geen gat en geen dubbel nummer.

Maak je eerste klant

Ga naar Klanten en kies Nieuwe klant. Alleen de naam is verplicht om te beginnen. Vul voor je eerste factuur ook het adres, de postcode en de plaats in: de naam en het volledige adres van je klant moeten op elke factuur staan. Het btw-nummer van je klant is nodig als je de btw verlegt of levert aan een ondernemer in een ander EU-land.

Bij de klant leg je ook vast wat op elke factuur terugkomt:

• de betaaltermijn, standaard 14 dagen
• de factuurdag: vandaag, de 1e van de maand of de laatste dag van de maand
• of de klant een eigen referentie op de factuur wil, en welke er standaard op staat
• of de pdf een betaal-QR krijgt, of dat je alleen de pdf stuurt

Maak je eerste project

Ga naar Projecten en kies Nieuw project. Een project is voor een klant of intern. Bij een klantproject vul je het uurtarief in en een standaardomschrijving. Die omschrijving komt op de factuurregel als je de uren factureert.

Intern werk krijgt geen tarief maar een soort: acquisitie, administratie, opleiding of overig. Die uren tellen mee voor het urencriterium en komen nooit op een factuur.

Schrijf je eerste uren

Ga naar Uren. Je ziet een rooster met je projecten als rijen en de dagen van maandag tot en met zondag als kolommen. Typ in een cel de tijd en wat je deed, bijvoorbeeld 2:15 overleg.

Een nieuwe cel is een concept. Is het uur klaar voor de factuur, zet hem dan op declarabel met de toets f, of zet de hele week klaar met Week klaarzetten. Niet declarabel telt mee voor je uren, maar komt niet op een factuur. Gefactureerd wordt een uur pas als je de factuur verstuurt.

Maak en verstuur je eerste factuur

Ga naar Facturen en kies Nieuwe factuur, of Factureer uren om je open uren te pakken. Elke factuur begint als concept. Kijk de drie datums na: factuurdatum, leveringsperiode en vervaldatum. De vervaldatum volgt de betaaltermijn van de klant. Zonder leveringsperiode, zonder regels of zonder een verplichte referentie kun je een factuur niet versturen. Dat geldt ook zolang het adres van je klant niet compleet is.

Versturen geeft de factuur een nummer en legt hem vast. Goldmary mailt daarbij niets. De pdf download je altijd en stuur je zelf. Staat mail op deze omgeving aan, dan kun je hem ook vanuit de factuur mailen. E-facturen via Peppol staan uit.

Er is geen bankkoppeling. Een betaling typ je zelf op de factuur, of je plakt een regel uit je bank-app bij Facturen. Kijk daarna op het overzicht: wat nog openstaat, staat daar.