Uren bijhouden

Je houdt uren bij om twee redenen. Je maakt er een kloppende factuur mee. En je laat ermee zien dat je genoeg aan je bedrijf hebt gewerkt. Dat laatste telt voor het urencriterium van 1.225 uur. Haal je dat, dan kun je in aanmerking komen voor aftrek zoals de zelfstandigenaftrek. Meer staat in Het urencriterium van 1.225 uur.

Schrijf je uren op de dag zelf. Achteraf reconstrueren wat je wanneer deed, kost tijd en geeft fouten. Zet er altijd bij voor wie je werkte en wat je deed. Schrijf ook het werk op dat je niet factureert, zoals offertes schrijven of je administratie bijhouden. Dat telt ook mee voor het urencriterium.

Wat de Belastingdienst als bewijs ziet

De Belastingdienst vraagt je om je uren aannemelijk te maken, bijvoorbeeld met je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen. Er is geen vaste vorm. Het gaat erom dat je kunt laten zien dat je de uren echt hebt gewerkt. Uren waarin je alleen bereikbaar was zonder te werken, tellen niet mee. Privétijd ook niet. Zie voorwaarden urencriterium bij de Belastingdienst.

Je uren horen bij je administratie, en die bewaar je zeven jaar.

Het weekrooster

Op Uren zie je het weekrooster. Elke rij is een project, elke kolom een dag van maandag tot en met zondag. Projecten waarop je de afgelopen vier weken schreef, staan er al in, het laatst gebruikte bovenaan. Je ziet alleen je eigen uren. Het tarief komt van het project.

Ga naar een cel en typ, of druk op Enter. Typ eerst de tijd en daarna wat je deed, bijvoorbeeld 2:15 overleg of 2,25 offerte schrijven. Allebei kan. Of Goldmary uren toont in uren en minuten of als kommagetal, kies je bij Instellingen. Met de pijltjes ga je van cel naar cel. Enter slaat op, Esc slaat niet op en Delete maakt de cel leeg.

Handige toetsen:

• c: de uren van de dag ervoor overnemen
• Shift+C: deze rij van vorige week overnemen, in de lege cellen
• f: declarabel aan of uit
• p: een project aan deze week toevoegen
• [ en ]: een week terug of vooruit
• t: naar deze week

Met Week klaarzetten zet je alle concepten van de week in één keer klaar. Klanturen worden dan declarabel, interne uren niet declarabel.

Concept, declarabel en gefactureerd

Een nieuwe cel is een concept. Declarabel betekent dat het uur klaar is om te factureren. Niet declarabel telt wel mee voor je uren, maar komt niet op een factuur. Gefactureerd wordt een uur pas als je de factuur verstuurt. Uren die op een factuur staan, ook op een concept, kun je niet meer wijzigen. Zo factureer je hetzelfde werk nooit twee keer.

Zet je meer dan 24 uur op één dag, dan waarschuwt Goldmary. Onder het rooster staan vier tegels: het totaal van de week, declarabel deze week, je stand voor het urencriterium en wat er nog niet gefactureerd is. Die laatste gaat naar Nog niet gefactureerd, waar je de open uren per klant factureert.

De urenstaat

De urenstaat staat apart, op Urenstaat. Daar kies je een periode en hoe je groepeert: per project, per week of per klant. Je bekijkt het overzicht op het scherm en downloadt het als csv of als pdf. De csv gebruikt een puntkomma en een decimale komma. Anders dan het weekrooster toont de urenstaat de uren van iedereen in deze administratie.

Goldmary dient niets in. De urenstaat en de pdf zijn voor je eigen dossier en voor je boekhouder. De aangifte inkomstenbelasting doe je zelf of via je boekhouder.