Bonnen bewaren

Een bon is het bewijs dat je iets hebt gekocht. Zonder bon kun je kosten en btw lastig onderbouwen als de Belastingdienst ernaar vraagt.

Hoe lang bewaren

Je bewaart je administratie zeven jaar. Daaronder vallen bonnen, facturen, bankafschriften, het grootboek en je aangiften. Gegevens over onroerende zaken bewaar je tien jaar. Dat geldt ook voor leveringen en diensten die je via het eenloketsysteem (One Stop Shop) aangeeft.

De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Een contract dat nog vier jaar loopt, bewaar je eerst die vier jaar. Daarna begint de termijn van zeven jaar. Stop je met je bedrijf, dan blijft de bewaarplicht gelden.

Meer staat in de bewaartermijnen van de Belastingdienst.

Wat er op een bon moet staan

Wil je de btw aftrekken, dan heb je een factuur nodig. Tot € 100 inclusief btw mag dat een vereenvoudigde factuur zijn, zoals een kassabon. Daarop staan de datum, de naam en het adres van de verkoper, wat je kocht en het btw-bedrag, of genoeg om dat uit te rekenen. Boven € 100 vraag je een volledige factuur.

Bewaar een bon in de vorm waarin je hem kreeg. Kreeg je hem digitaal, dan bewaar je hem digitaal en druk je hem niet af.

Een scan telt, als hij klopt

Je mag papieren bonnen scannen of fotograferen en digitaal bewaren. De kopie moet juist en volledig zijn, met de echtheidskenmerken erbij, zoals het logo of een watermerk. Dan mag het papieren origineel weg. De digitale kopie bewaar je even lang, en ze moet binnen een redelijke termijn te controleren zijn. Zet je bestanden dus op een vaste plek.

Meer staat in facturen bewaren bij de Belastingdienst.

Zo doe je het in Goldmary

Op Bonnen upload je een foto, een pdf of een tekstbestand van hoogstens 5 MB. Op je telefoon maak je met Foto maken meteen een foto. Slepen naar het vlak kan ook. Goldmary leest de bon meteen en zegt wat het vond en wat er ontbreekt. In de lijst staat hoe zeker dat is: zeker, kijk even na of vul aan.

Vul zelf aan wat niet gelezen is: de leverancier, de datum, de omschrijving, het bedrag zonder btw en het btw-tarief. Kies de kostenrekening. Goldmary doet een voorstel, maar jij kiest. Hoort de bon bij een klantproject, dan koppel je hem daaraan.

Klopt alles, dan druk je op Klopt, maak conceptboeking. Dat wordt een conceptboeking op de kostenrekening, de voorbelasting op 1400 als er btw is, en de crediteuren op 1600. Die telt nog nergens mee. Bevestigen doe je bij Boekingen. Met Bestand open je het bewaarde bestand.

Weggooien haalt de bon, de conceptboeking en het bestand weg. Is de boeking al bevestigd, dan kan weggooien niet meer.

Zonder bestand bewaart Goldmary geen bon. De hulp in de app kan wel een conceptboeking klaarzetten als je de gegevens zelf noemt. De foto upload je daarna alsnog.

Wat Goldmary niet doet

Goldmary bewaart het bestand bij je bon, maar de bewaarplicht blijft bij jou. Bewaar je bestanden daarom ook zelf, op een plek die je zeven jaar houdt. Goldmary stuurt je bonnen nergens heen en dient niets in bij de Belastingdienst. Dit is geen advies over jouw situatie. Twijfel je, vraag het je boekhouder.